1. O Gerente Administrativo é o responsável por garantir a gestão e a organização dos recursos administrativos e operacionais do Distrito. Oferece suporte à organização, mantendo documentos e registros atualizados e devidamente disponibilizados digitalmente, armazena e zela pelos materiais,  tais como manuais, materiais comprados na loja Toastmasters e equipamentos adquiridos pelo distrito. Também é responsável pela gestão da agenda de governança do distrito, dos registros de procedimentos de compliance, do agendamento de reuniões e envio de convites, das confirmações de presença e de quóruns em reunões do conselho, das atas de registros de deliberações gerais do distrito.
Atuando no Toastmasters Brasil como um Gerente Administrativovocê fará parte do comitê executivo do distrito, participará de reuniões estratégicas e ajudará a organização a prosperar, através da boa gestão administrativa do distrito.  Esta posição oferece oportunidade de desenvolvimento para quem busca uma carreira de liderança ou para aprimorar sua capacitação técnica administrativa, ou simplesmente para atuar em uma função que você gosta e, para a qual, gostaria de compartilhar seu conhecimento. O Gerente administrativo desenvolverá e aprimorará um conjunto de competências importantes, de planejamento, execução, gestão, estratégia, engajamento de pessoas, comunicação, gestão de resultados, dentre muitas outras. Ampliará sua rede nacional e internacional e seu portfólio de serviços, além de enriquecer o seu currículo em, pelo menos, dois aspectos:

  • Com trabalho voluntário – Você pode inserir no seu LinkedIn o trabalho voluntário no Toastmasters.
  • Com uma experiência de liderança em uma organização internacional respeitada – Você pode inserir no LinkedIn o seu cargo como Operations Manager at  Toastmasters Brasil.

2. ATRIBUIÇÕES:

  • Preparar junto com os diretores de distrito, o calendário de governança do Toastmasters Brasil;
  • Preparar a comunicação das instruções de governança aos clubes e demais públicos Toastmasters com antecedência, programando o seu envio na ferramenta de e-mail marketing;
  • Atualizar e disponibilizar em tempo os dados de contatos de todos os clubes e membros do Toastmasters Brasil, afim de manter a comunicação fluída, para o público certo, incluindo todos os canais de comunicação e grupos de whatsapp;
  • Planejar e executar operacionalmente a agenda de reuniões do distrito, juntamente com o TRIO;
  • Manter listas de fornecedores e contatos atualizada e disponível;
  • Apoiar as áreas de finanças, marketing e eventos no que tange às questões administrativas;
  • Organizar e manter pastas administrativas de registros no repositório digital do Toastmasters (google drive);
  • Receber, distribuir e despachar correspondências do Toastmasters Brasil;
  • Registrar e controlar senhas de acesso aos sistemas Toastmasters;
  • Registrar e controlar prazos de assinaturas Toastmasters;
  • Apoiar o distrito organizando links uteis e documentos referentes à orientações legais do Toastmasters Internacional;
  • Armazenar estoque de manuais e outros materiais Toastmasters (loja);
  • Providenciar cartões de visita E demais recursos para os diretores do Toastmasters.
3. PERFIL DESEJADO:
  • Liderança – Direcionar, alinhar e apoiar pessoas a alcançarem seus objetivos;
  • Engajamento – A capacidade para envolver as pessoas em uma visão e inspirar o melhor comportamento e a melhor performance nelas;
  • Comunicação – Clareza, assertividade e abertura ao comunicar-se;
  • Escuta ativa – Incluir perspectivas diferentes, ouvir a necessidades dos outros com atenção;
  • Visão Sistêmica: Visão do todo, projetar e antecipar-se a cenários, visão do todo, gestão de riscos.
  • Flexibilidade – A capacidade de adaptar-se à mudanças de prioridades;
  • Ownership – A atitude de “dono” do trabalho, solucionador de problemas;
  • Accountability – A capacidade de reportar resultados e cumprir prazos e metas;
  • Trabalho em equipe – Habilidade de compartilhar, construir relacionamentos, tomar decisões por consenso e ajudar o grupo a usar suas forças complementares;
  • Experiência – Pelo menos 3 anos, na gestão de área administrativa;
  • Inglês fluente.
  • Disponibilidade para viagens eventuais.
4. EQUIPE: 
O gerente administrativo trabalhará com seu assessor administrativo que também é voluntário do Toastmasters Brasil, assim como com os demais diretores e gerentes do distrito e com os memebros dirigentes de clubes.
5. PERÍODO E TEMPO ESTIMADO DE DEDICAÇÃO:Período: 
01 ano, a partir de 01/07/2018 e até 30/06/2019 (ano oficial Toastmasters).
Tempo de voluntariado: Uma média de 4h semanais. O tempo pode oscilar conforme as demandas do calendário Toastmasters, dos projetos e campanhas previstas.
6. VAGAS: 1 para Gerente Administrativo de Distrito 
Gostou da oportunidade? Acredita que corresponde ao perfil desejado? Então, candidate-se:
Quero ser o (a) Gerente Administrativo do Toastmasters Brasil.
Obrigada por se voluntariar e por querer fazer a diferença para a nossa organização!
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