1. O Assessor Administrativo é o responsável por assessorar o gerente administrativo a garantir a boa gestão e a organização dos recursos administrativos e operacionais do Distrito. Oferece suporte à gerência, mantendo documentos e registros atualizados e devidamente disponibilizados digitalmente, armazena e zela pelos materiais,  tais como manuais, materiais comprados na loja Toastmasters e equipamentos adquiridos pelo distrito. Também ajuda na  gestão da agenda de governança do distrito, dos registros de procedimentos de compliance, do agendamento de reuniões e envio de convites, das confirmações de presença e de quóruns em reunões do conselho, das atas de registros de deliberações gerais do distrito.
Atuando no Toastmasters Brasil como um Assessor Administrativovocê fará parte do comitê estendido do distrito e ajudará a organização a prosperar, através da boa gestão administrativa.  Esta posição oferece oportunidade de desenvolvimento para quem busca uma carreira administrativa ou para aprimorar sua capacitação técnica administrativa, ou,ainda, simplesmente para atuar em uma função que você gosta e, para a qual, gostaria de compartilhar seu conhecimento. O assessor administrativo desenvolverá e aprimorará um conjunto de competências importantes, de execução, gestão,  comunicação, gestão de resultados, dentre muitas outras. Ampliará sua rede de relacionamentos e seu portfólio de serviços, além de enriquecer o seu currículo em, pelo menos, dois aspectos:

  • Com trabalho voluntário – Você pode inserir no seu LinkedIn o trabalho voluntário no Toastmasters.
  • Com uma experiência de liderança em uma organização internacional respeitada – Você pode inserir no LinkedIn o seu cargo como Assessor Administrativo no Toastmasters Brasil.

2. ATRIBUIÇÕES:

  • Ajudar o gerente na preparação e na comunicação das instruções de governança aos clubes e demais públicos Toastmasters com antecedência, programando o seu envio na ferramenta de e-mail marketing;
  • Atualizar e disponibilizar em tempo os dados de contatos de todos os clubes e membros do Toastmasters Brasil, afim de manter a comunicação fluída, para o público certo, incluindo todos os canais de comunicação e grupos de whatsapp;
  • Executar operacionalmente a agenda de reuniões do distrito, juntamente com o gerente;
  • Manter listas de fornecedores e contatos atualizada e disponível;
  • Apoiar as áreas de finanças, marketing e eventos no que tange às questões administrativas;
  • Manter pastas administrativas de registros no repositório digital do Toastmasters (google drive);
3. PERFIL DESEJADO:
  • Comunicação – Clareza, assertividade e abertura ao comunicar-se;
  • Escuta ativa – Incluir perspectivas diferentes, ouvir a necessidades dos outros com atenção;
  • Visão Sistêmica: Visão do todo, projetar e antecipar-se a cenários, visão do todo, gestão de riscos.
  • Flexibilidade – A capacidade de adaptar-se à mudanças de prioridades;
  • Ownership – A atitude de “dono” do trabalho, solucionador de problemas;
  • Accountability – A capacidade de reportar resultados e cumprir prazos e metas;
  • Trabalho em equipe – Habilidade de compartilhar, construir relacionamentos, tomar decisões por consenso e ajudar o grupo a usar suas forças complementares;
  • Experiência – Pelo menos 1 ano, na gestão de área administrativa;
  • Inglês avançado.
4. EQUIPE: 
O assessor administrativo trabalhará com seu gerente administrativo que também é voluntário do Toastmasters Brasil, assim como com os demais diretores e gerentes do distrito e com os membros dirigentes de clubes.
5. PERÍODO E TEMPO ESTIMADO DE DEDICAÇÃO:Período: 
01 ano, a partir de 01/07/2018 e até 30/06/2019 (ano oficial Toastmasters).
Tempo de voluntariado: Uma média de 4h semanais. O tempo pode oscilar conforme as demandas do calendário Toastmasters, dos projetos e campanhas previstas.
6. VAGAS: 1 para Assessor Administrativo de Distrito
 
Gostou da oportunidade? Acredita que corresponde ao perfil desejado? Então, candidate-se:
Quero ser o (a) Assessor Administrativo do Toastmasters Brasil.
Obrigada por se voluntariar e por querer fazer a diferença para a nossa organização!
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